Cómo cumplir el RGPD en un formulario online
Un formulario que pide nombres o correos es un tratamiento de datos personales, y quien lo crea es el responsable. No hace falta ser una gran empresa para tener que cumplir: una asociación, un AMPA o un club que recoge inscripciones también. La buena noticia es que casi todo se resuelve preguntando menos y dejándolo por escrito.
Paso a paso
- Pregunta solo lo necesario. Cada pregunta con datos personales tiene que servir a la finalidad. Si no vas a usar el teléfono, no lo pidas; si basta con la edad, no pidas la fecha de nacimiento.
- Elige la base jurídica. El consentimiento no es la única: si la persona se inscribe en una actividad, la base suele ser esa relación; si es una obligación legal, la ley. La base decide qué derechos aplican.
- Informa a quien responde. En el propio formulario, lo básico: quién eres, para qué, con qué base y cómo ejercer los derechos; y un enlace a la información completa.
- Decide cuánto tiempo guardas. Lo que dure la actividad y, después, lo que exija la ley. Borra lo demás: un archivo de respuestas viejas es un riesgo sin beneficio.
- Déjalo por escrito. Apunta el tratamiento en tu registro de actividades y valora si necesitas una evaluación de impacto: con datos de salud o de menores, a menudo sí.
Errores frecuentes
- Pedir el DNI «por si acaso»: si no hace falta para la finalidad, sobra.
- Poner una casilla de consentimiento ya marcada: el consentimiento tiene que ser una acción clara de la persona.
- Guardar las respuestas para siempre porque no ocupan espacio.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una casilla de «acepto»?
Solo si la base es el consentimiento, y entonces sin marcar de antemano. Si la base es otra, como una inscripción, basta con informar.
¿Puedo pedir datos de salud, como alergias?
Solo si son imprescindibles para la actividad y con una base que lo permita, normalmente el consentimiento explícito. Pide lo mínimo y explícalo.
¿Y si el formulario es anónimo?
Si de verdad no permite identificar a nadie, esas respuestas no son datos personales. Ojo con las preguntas abiertas: alguien puede escribir su nombre.