Cómo convocar la asamblea general de una asociación
La convocatoria decide media asamblea: si llega tarde, es confusa o no trae el orden del día, la participación cae y los acuerdos quedan en entredicho. Esta guía repasa qué debe incluir, cuándo enviarla y cómo abrir el voto a quien no pueda asistir.
Paso a paso
- Revisa vuestros estatutos. Suelen fijar la antelación mínima, quién convoca (normalmente la presidencia o la junta directiva), cómo se comunica y qué mayorías hacen falta. Todo lo demás se adapta a eso.
- Redacta el orden del día. Un punto por decisión, escrito como algo que se pueda votar: «Aprobación de las cuentas del ejercicio», no «Cuentas». Deja «Ruegos y preguntas» para el final.
- Indica fecha, hora, lugar y convocatorias. Si vuestros estatutos prevén primera y segunda convocatoria, pon las dos horas. Si la asamblea es híbrida, explica cómo se vota a distancia.
- Adjunta lo que hay que leer antes. Cuentas, memoria o presupuesto deben estar disponibles con la convocatoria: se vota mejor lo que se ha podido revisar con calma.
- Envíala por los canales de siempre. Correo, grupo de WhatsApp y tablón. Con AIM FORM, cada socio recibe además su papeleta de un solo uso para votar, esté o no en la sala.
Errores frecuentes
- Mezclar varias decisiones en un solo punto: luego no hay forma de votarlas por separado.
- Enviarla con menos antelación de la que piden los estatutos.
- No decir cómo puede votar quien no asiste, y quedarse sin quórum.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede convocar la asamblea?
Lo dicen vuestros estatutos. Lo habitual es la presidencia o la junta directiva, y a veces también un porcentaje de socios que lo solicite.
¿Con cuánta antelación hay que convocar?
La que fijen vuestros estatutos. Si no dicen nada, dejar al menos una o dos semanas es una buena práctica para que la gente se organice.
¿Se puede votar sin estar en la sala?
Si vuestros estatutos lo permiten, sí: con papeletas de un solo uso cada socio vota desde el móvil y el acta recoge la participación total.