Datos de menores en un formulario: qué pedir, quién consiente y cuánto guardarlos
Un colegio o un AMPA recogen datos de menores casi a diario: para una salida, una extraescolar o una encuesta. No hace falta ser experto en protección de datos para hacerlo bien; bastan unas pocas reglas: preguntar lo justo, saber quién responde y borrar cuando ya no hace falta.
Paso a paso
- Decide quién responde. En España, un menor puede consentir el tratamiento de sus datos desde los 14 años (artículo 7 de la Ley Orgánica 3/2018); por debajo, responde o consiente su padre, madre o tutor legal. Para salidas y extraescolares, lo habitual es que responda la familia.
- Pregunta solo lo necesario. El nombre del alumno, el curso y un teléfono suelen bastar. El DNI, la dirección o la fecha de nacimiento, solo si de verdad hacen falta para esa actividad.
- Trata con más cuidado la salud. Alergias, medicación o necesidades especiales son datos de salud, una categoría especial: pídelos solo cuando la actividad lo exija y que los vea solo quien los necesita.
- Pide permiso aparte para las fotos. Publicar imágenes de alumnos en la web o en redes sociales va más allá de la función educativa: pide un consentimiento específico, con los canales en los que se usarán, y respeta a quien diga que no.
- Borra al terminar. Fija cuánto se guardan las respuestas y bórralas cuando acabe la actividad. Cada respuesta se puede borrar desde el panel, y el kit de protección de datos del formulario se lo explica a las familias.
Errores frecuentes
- Usar el consentimiento para todo: lo que el centro necesita para su función educativa no depende del consentimiento; lo que va más allá (fotos en la web, una actividad voluntaria) sí suele necesitarlo. La Agencia Española de Protección de Datos tiene una guía para centros educativos.
- Mandar por correo a todo el claustro una hoja de cálculo con las alergias de los alumnos.
- Guardar las autorizaciones de cursos pasados «por si acaso».
Preguntas frecuentes
¿Qué datos de un alumno puedo pedir en una autorización?
Los necesarios para la salida: el nombre, el curso, un teléfono de contacto y, si hace falta, alergias o medicación. Nada que no vayas a usar.
¿Hace falta una evaluación de impacto?
Tratar datos de menores de 14 años es uno de los criterios de la AEPD; con dos o más, suele hacer falta. El kit de protección de datos de cada formulario te ayuda a revisarlo.
¿Dónde se guardan las respuestas?
En servidores de la Unión Europea. El centro o el AMPA es el responsable; AIM FORM las guarda por su encargo.