Cómo compartir los formularios de una asociación con tu junta
Cuando la junta cambia cada año, los formularios no pueden depender de la cuenta de una sola persona. Un equipo reúne los formularios de la asociación y cada persona entra con su cuenta y su papel: quien preside administra, quien lleva la secretaría edita y quien solo necesita ver las respuestas, las lee.
Paso a paso
- Crea el equipo con la cuenta de la asociación. Quien crea el equipo tiene su propiedad: es quien puede borrarlo. Si la asociación tiene un correo propio, mejor esa cuenta que la de una persona que cambiará de cargo.
- Invita a cada persona con su correo y su papel. Administración para quien gestiona (invitar, borrar formularios, conectar integraciones), edición para quien prepara los formularios y lectura para quien solo consulta las respuestas.
- Lleva al equipo los formularios que ya tenías. Desde «Mis formularios», cada formulario propio se puede llevar al equipo; sus respuestas, su enlace y su QR siguen igual.
- No compartas contraseñas. Con un equipo no hace falta: cada persona entra con la suya y queda claro quién puede qué. Si alguien deja de tener acceso, no hay que cambiar la contraseña de nadie.
- Cuando alguien deja el cargo, quítalo del equipo. Deja de ver los formularios en ese momento y lo que creó se queda en el equipo. Si tenía puesta una integración (un webhook o la hoja en vivo), revísala.
Errores frecuentes
- Tener todos los formularios en la cuenta personal de quien preside.
- Dar administración a todo el mundo «por si acaso».
- Olvidar quitar del equipo a quien ya no está en la junta.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas personas caben en un equipo?
Hasta cincuenta, contando las invitaciones pendientes. Una cuenta puede crear hasta diez equipos.
¿Qué pasa si se borra la cuenta de alguien del equipo?
Lo que creó en el equipo se queda en él. Si quien se borra es quien creó el equipo, el equipo desaparece y cada formulario vuelve a la cuenta de quien lo hizo.
¿Las personas del equipo ven los datos de quien responde?
Las que tienen lectura o más ven las respuestas, igual que quien creó el formulario. Por eso conviene invitar solo a quien lo necesita para su cargo y contarlo en la información de protección de datos del formulario.