Cómo organizar las inscripciones de un evento con aforo (y la puerta)
Una charla con cien sillas, la excursión del AMPA o la cena del club tienen algo en común: el sitio se acaba. Con un formulario sin límite, alguien termina cuadrando a mano una hoja de cálculo, avisando a quien se quedó fuera y buscando nombres en una lista en la puerta. Con aforo, lista de espera y entradas con QR, ese trabajo se hace solo.
Paso a paso
- Decide el aforo de verdad. Las sillas, las plazas del autobús o lo que te dice el restaurante. Cada inscripción ocupa una plaza: si una persona puede apuntar a otras, cuenta con ello o pide una inscripción por persona.
- Activa la lista de espera si esperas más gente que sitio. Quien llega con todo lleno entra en la lista, en orden, y ve su puesto. Cuando alguien libera su plaza, pasa la primera persona de la lista y, si dejó su correo, se le avisa.
- Pide solo lo necesario. Nombre y correo casi siempre bastan; el correo sirve para avisar a quien pasa de la lista. Si hay menú o parada de autobús, pregúntalo; si no, no.
- Haz fácil darse de baja. Cada persona recibe el enlace de su plaza para liberarla si ya no puede ir. Una plaza que se libera pronto es una persona más de la lista que entra.
- Controla la puerta con el móvil. Con la entrada con QR activada, cada persona con plaza se lleva su código. Abre tu sesión en el móvil antes de llegar y lee cada QR con la cámara: verás quién es y registrarás su entrada. Si alguien enseña una entrada ya usada, lo verás, con la hora.
Errores frecuentes
- Poner un aforo más alto que el sitio real «por si acaso»: la lista de espera deja de servir.
- No pedir el correo: sin él, a quien pasa de la lista no se le puede avisar.
- Llegar a la puerta sin la sesión abierta en el móvil: el QR solo dirá si la entrada es válida, sin dejarte registrarla.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si dos personas cogen la última plaza a la vez?
Entra una sola: el servidor cuenta y guarda en el mismo paso. La otra entra en la lista de espera, si la hay, o ve que ya no quedan plazas.
¿Hace falta una aplicación para leer las entradas?
No: la cámara del móvil abre el enlace del QR. Con tu sesión abierta ves quién es y registras la entrada; sin ella, solo si la entrada es válida.
¿Puedo cobrar las entradas?
No con AIM FORM: no cobra entradas. Sirve para eventos gratuitos o para las plazas de uno que se paga por otro lado.