Cómo recoger autorizaciones firmadas sin papel
Muchas firmas del día a día no necesitan un certificado digital: la autorización de una excursión, el consentimiento para publicar una foto, la conformidad con un presupuesto o el recibí de un portátil. Basta con que quede claro quién responde, qué acepta y cuándo, y que cada persona se lleve una copia. Así se hace sin imprimir, firmar y escanear.
Paso a paso
- Escribe primero lo que se firma. Pon arriba, en un encabezado, el texto completo: la fecha y el destino de la salida, el uso de las imágenes o el importe del presupuesto. Lo que no está escrito no se ha aceptado.
- Pide el nombre como firma. El nombre escrito es la firma; el trazo con el dedo la acompaña si se quiere. Pedir solo un garabato deja fuera a quien usa un lector de pantalla o no puede dibujar.
- Pregunta lo justo. Para autorizar una salida bastan el nombre del alumno, la respuesta, un teléfono y la firma. Cada dato de más es un dato más que proteger.
- Da una copia a quien firma. Cada persona debe poder llevarse lo que firmó: un justificante en PDF con sus respuestas, la fecha y la hora y un código para comprobarlo.
- Guarda lo que se vio. Si cambias el texto después, las firmas anteriores tienen que seguir diciendo lo que se aceptó. Para normas o presupuestos que cambian, crea un formulario nuevo por versión.
Errores frecuentes
- Dar por hecho que una firma así sirve para cualquier cosa: es una firma electrónica simple. Para contratos importantes, escrituras o trámites con la Administración hace falta una firma cualificada, como la de un certificado digital.
- Pedir el DNI sin necesitarlo: es un dato más que custodiar y casi nunca hace falta para una autorización cotidiana.
- Recoger alergias o medicación y dejarlas en cualquier hoja: son datos de salud, una categoría especial; guárdalos solo mientras dure la actividad.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una firma electrónica simple?
La más básica de las tres que distingue el Reglamento europeo eIDAS (simple, avanzada y cualificada): datos que acompañan a un documento y que alguien usa para firmar, como su nombre escrito. No identifica a la persona con un certificado.
¿Puede firmar un menor?
Las autorizaciones de un menor las firma su padre, madre o tutor legal: pon el nombre del alumno en una pregunta y la firma del adulto en otra.
¿Cuánto tiempo guardo las autorizaciones?
Lo que dure la actividad y lo que exijan vuestras normas internas o la ley; después, bórralas. Puedes borrar cada respuesta desde el panel.